影響一個ERP項目的因素有很多，數(shù)據(jù)無疑是其中很重要的一項,正所謂“正確的診斷源于準(zhǔn)確的信息，準(zhǔn)確的信息基于可靠的采集”，當(dāng)我們抓住數(shù)據(jù)這個根基，大處著眼，小處著手的時候，我們距離ERP成功的日子就不會太遠(yuǎn)。
很難想象沒有數(shù)據(jù)的ERP是什么樣子的。然而，實際情況又是如何的呢？
根據(jù)AMT的研究，在那些上線不成功或者上線后掉線的案例中，有高達(dá)70％的項目都有一個共同的直接原因，那就是在數(shù)據(jù)上出了問題。有的是在數(shù)據(jù)還沒有準(zhǔn)備好，諸多數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整的情況下就倉促上線；有的則是業(yè)務(wù)沒有理順，出現(xiàn)一數(shù)多據(jù)的情況，不知道該相信哪個數(shù)據(jù)；還有的是上線運行后操作人員未及時更新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)失真等等，雖然數(shù)據(jù)問題的表現(xiàn)不盡相同，但最終的結(jié)果都是一樣的，那就是大家忙了數(shù)月得到的是一個沒有數(shù)據(jù)的ERP系統(tǒng)。
這確實是一個讓人笑不起來的笑話。
于是，人們在驚愕、困惑、迷茫后，終于發(fā)出了這樣的吶喊：不要讓數(shù)據(jù)毀了ERP。
數(shù)據(jù)的重要性
經(jīng)驗表明，作為管理改造工程的ERP項目，花在系統(tǒng)實現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時間并不多，80%以上的時間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓(xùn)、全程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。
說到數(shù)據(jù)在ERP項目中的重要性，恐怕沒有人會否認(rèn)。大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，以此來表達(dá)對數(shù)據(jù)的高度重視。然而數(shù)據(jù)問題成為ERP項目高失敗率的主要原因之一這不爭的事實，又不得不讓人反思癥結(jié)到底在哪兒。
為什么數(shù)據(jù)是一個大問題？
很多企業(yè)在沒有上信息化之前使用手工方式進行管理。手工方式下的數(shù)據(jù)，更多的是以部門為單位進行管理的。部門之間用單據(jù)進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，部門內(nèi)用臺賬進行數(shù)據(jù)記賬，月底通過對賬保持部門內(nèi)和部門之間數(shù)據(jù)一致。這種延用了幾十年的管理方式，與利用信息化進行數(shù)據(jù)管理的思想和實現(xiàn)手段有很大差距。
手工數(shù)據(jù)的特點是：分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范。這樣一來，同一數(shù)據(jù)在同一時間點上，會在不同部門、以不盡相同的描述和內(nèi)容表現(xiàn)出來，在時間和空間上也是不一致的。這顯然與ERP所追求的同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保持惟性、共享性的理念有很大差別。再加上由于歷史的原因，企業(yè)中的很多數(shù)據(jù)要么不全，要么賬實不符，企業(yè)往往要在上ERP的同時清產(chǎn)核資工作，這無形中加重了ERP數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度。
如何進行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備？
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項龐大而繁瑣的工作，所以越早進行越好。并且應(yīng)該貫穿ERP項目實施的全過程。那么一個ERP項目應(yīng)該如何從一團亂麻中理出頭緒，在ERP系統(tǒng)上線前后分步驟地做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備呢？為了說明問題，先講一個成功推進數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的案例吧。
老李是某鋼鐵集團信息部的負(fù)責(zé)人，在公司的多個業(yè)務(wù)和管理崗位上供過職，對公司上上下下的情況都很熟悉，也算是一個老鋼鐵了。
公司的ERP項目剛剛啟動，他就隱約感到數(shù)據(jù)是一個大問題，因為企業(yè)幾十年沉淀下來的數(shù)據(jù)量巨大，且有很多不全、不準(zhǔn)、不一致的現(xiàn)象，要想在上線之前將這些情況搞清楚，就必須盡早下手。在咨詢公司的幫助下，他抽調(diào)專人組成數(shù)據(jù)組，與ERP項目實施并行開展工作。按照計劃，他分為三大步驟，首先是讓各業(yè)務(wù)部門先盤點統(tǒng)計一番，摸清家底，這花了大半個月；之后是對收集上來的數(shù)據(jù)分類整理，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，這花了兩個多月的時間，這步完成后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就基本完成了；第三步是下發(fā)編碼規(guī)則，并要求業(yè)務(wù)部門按新編碼重新整理現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并在上線之前一個月內(nèi)實物盤點，在上線之前拿出期初數(shù)據(jù)。經(jīng)過一番周密的安排和大量的工作，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備終于和項目實施同步完成，并且數(shù)據(jù)的質(zhì)量是有保證的。
從這個案例中我們可以看出數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的步驟和一般規(guī)律。
第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備。
我們可以簡單地將ERP實施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財務(wù)的科目體系等。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點是它在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的惟性。
動態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時點的數(shù)據(jù)對ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣時間點上，公司動態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初數(shù)據(jù)既包括上線時點所有物料庫存的數(shù)量、金額，財務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。
不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是惟一的。為了保證數(shù)據(jù)的惟一性，就要給這些數(shù)據(jù)編碼。所以，在進行兩大類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備之前，另一項更基礎(chǔ)的工作必須先完成，那就是編碼規(guī)則。
我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序列表如下，并對每項數(shù)據(jù)設(shè)計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)查。
在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對物料進行歸類，例如一個機械廠將其物料分為：產(chǎn)品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。
第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集。
在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了。實際上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時間的工作。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵詢共同的編碼原則：
1）惟一性
必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。
2) 實用性
編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。要從實用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過細(xì)的編碼不實用，過粗的編碼不管用。
3) 統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)
編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：
任何對象在其整個生命周期內(nèi)標(biāo)識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。圖示為三段柔性分類碼結(jié)構(gòu)，并且采用順序碼作為二級代碼，以確保編碼的惟一性。
分類碼的結(jié)構(gòu):分類碼各段之間可以具有隸屬關(guān)系，構(gòu)成樹狀結(jié)構(gòu)。
4) 標(biāo)準(zhǔn)化
編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。例如使用國家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等。
5) 便于ERP系統(tǒng)處理
由于編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計算機處理。
6) 易用性
編碼應(yīng)盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合，以提高錄入效率。
實際上，編碼問題絕不僅僅是一個技術(shù)問題，也不只是ERP實施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點、歷史數(shù)據(jù)等方方面面。所以合理組織人力和安排充足的時間十分重要。一般的做法是在項目實施小組中成立跨職能部門的數(shù)據(jù)小組，由專人負(fù)責(zé)，各職能部門的人員都要參加數(shù)據(jù)小組，視工作難度和工作量來確定是專職還是兼職參與。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。
第三步：期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)上線。
有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實情況，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了。
由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個時間點的數(shù)據(jù)，因此過早準(zhǔn)備是沒有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更精密的時間表，通常會這樣安排計劃：
根據(jù)ERP項目的實施進度，確認(rèn)上線時間，并進行項目管控。
在上線之前一個月內(nèi)進行全面的庫存盤點，并在財務(wù)上進行盤盈盤虧處理。盤點時使用新的編碼規(guī)則。
要求各業(yè)務(wù)部門在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時也降低日后對賬的工作量。
在上線之前兩周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者錄入系統(tǒng)。
在上線時點將庫存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)。可視數(shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實際情況相符。
在上線后的一個月內(nèi)，通過核對手工賬和實物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并查出差異所在，進行調(diào)整。
談到對賬，這里再多說幾句。由于ERP的系統(tǒng)實現(xiàn)不是簡單的模擬手工作業(yè)，因此在系統(tǒng)上線前后，業(yè)務(wù)處理方式可能會不同，會有一些數(shù)據(jù)是對不上的。對不上的原因除了確實賬實不符、賬賬不符外，前后的統(tǒng)計和管理的口徑不一致也是導(dǎo)致數(shù)據(jù)根本對不上的一個重要原因，畢竟數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣了。比如為了核算準(zhǔn)確而增加的過渡科目會導(dǎo)致另一些科目余額不一致，雖然這并不影響最終的財務(wù)報表。
在處理這類數(shù)據(jù)的時候，要從理解系統(tǒng)的邏輯關(guān)系出發(fā)，尋求數(shù)據(jù)的平衡，懂得哪些應(yīng)該刪除、哪些應(yīng)該合并、哪些應(yīng)該完善。懂得如何取舍是上上功夫。
數(shù)據(jù)生命周期管理
至此，整個ERP項目上線之前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備宣告完成。但作為一個完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。所謂“打天下難，守天下更難”。在數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到消亡的整個生命周期中，保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時效性是一項長期的工作。在系統(tǒng)運行期間，還要做到以下幾點：
－成立專門的編碼維護部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。
－上線后，需要對部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程調(diào)整，以適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。
－應(yīng)用管理員及時處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)。
－定期對數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)完整，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時可以恢復(fù)到最近一個數(shù)據(jù)點，最大限度地減少損失。
－清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)。
－根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，增加新的數(shù)據(jù)項或者更改原數(shù)據(jù)定義等。
保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法
數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，因為錯誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實的意義，反而是系統(tǒng)無法上線或者掉線的導(dǎo)火索。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時時刻刻要做的事情。在這方面，經(jīng)驗更顯寶貴，不過我們還是可以探詢出一些成型的方法：
在上線前做數(shù)據(jù)收集時，要事先做好下發(fā)表格。如果數(shù)據(jù)量較少，可以用Excel模板做表格，并鎖定不允許修改的部分，以利于匯總、排序。如果數(shù)據(jù)量比較大，最好另編一個小程序，以自動控制重復(fù)的數(shù)據(jù)，同時便于同步檢查。
在上線時，先通過管理措施減少期初數(shù)據(jù)量，再對每一條期初數(shù)據(jù)都要力保準(zhǔn)確。要盡早對賬，因為越晚對賬數(shù)據(jù)的差異越大，越難對得上。
在上線后，要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進行，不能積壓單據(jù)一次性補錄。
做好以上幾點，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。但不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分白的準(zhǔn)確。我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)，并逐步求精。企業(yè)要有一套高效的管理制度保證及時發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)差異。在ERP實施期間，企業(yè)要為數(shù)據(jù)的損失做好“買單”的準(zhǔn)備，有時重復(fù)工作是不可避免的，也可能會因處理賬實不符而需要財務(wù)費用。在ERP應(yīng)用期間，短期的對不上賬，只要是控制在范圍之內(nèi)，就可以接受，俗話說“一段濁水、一段清水”，只要堅持嚴(yán)格管理和定期核查，數(shù)據(jù)質(zhì)量很快就會提高。
咨詢公司有一套數(shù)據(jù)質(zhì)量的評估方法，在系統(tǒng)運行一段時間后做數(shù)據(jù)評估是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量必不可少的工作。實際上，不少企業(yè)通過數(shù)據(jù)評估，往往能夠發(fā)現(xiàn)以前所忽視的管理上的問題，經(jīng)過幾輪調(diào)整后，企業(yè)實施ERP的效益就體現(xiàn)出來了。
總結(jié)
影響一個ERP項目的因素有很多，數(shù)據(jù)無疑是其中很重要的一項,正所謂“正確的診斷源于準(zhǔn)確的信息，準(zhǔn)確的信息基于可靠的采集”，當(dāng)我們抓住數(shù)據(jù)這個根基，大處著眼，小處著手的時候，我們距離ERP成功的日子就不會太遠(yuǎn)。
